Wat de wet vraagt
De Arbowet verplicht elke werkgever met personeel tot een actuele RI&E met een plan van aanpak. Dat staat in artikel 5 en geldt vanaf de eerste werknemer.
De verplichting bestaat uit meer dan alleen een rapport:
- Inventarisatie en evaluatie van alle risico’s in het bedrijf, inclusief risico’s voor bijzondere groepen zoals jongeren, zwangere werknemers en uitzendkrachten.
- Een plan van aanpak met per risico de maatregel, de verantwoordelijke en de termijn waarop het wordt opgelost.
- Toetsing door een gecertificeerde kerndeskundige of arbodienst. Kleine bedrijven met maximaal 25 werknemers die een erkend branche-instrument gebruiken, zijn hiervan vrijgesteld.
- Actualisatie zodra werkzaamheden, werkplekken of omstandigheden veranderen.
- Betrokkenheid van de preventiemedewerker, die meewerkt aan het opstellen en uitvoeren van de RI&E.
De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert hierop en kan bij het ontbreken van een actuele RI&E of plan van aanpak een boete opleggen. Een verouderde RI&E telt daarbij als een ontbrekende.
Waarom de RI&E in de kast belandt
De oorzaak is zelden onwil. Meestal wordt de RI&E gezien als een eenmalig project in plaats van een werkinstrument. In de praktijk zien we vooral deze patronen:
- Opgesteld voor de certificering. De RI&E is gemaakt omdat de VCA-auditor erom vroeg, niet omdat het bedrijf er zelf mee wilde werken.
- Te dik en te algemeen. Een rapport van tachtig pagina’s met standaardteksten leest niemand. Medewerkers herkennen hun eigen werk er niet in.
- Geen eigenaar. Het plan van aanpak noemt “de directie” of “de organisatie” als verantwoordelijke. Dan voelt niemand zich aangesproken.
- Geen vast moment. Er is geen overleg of agenda waarin de voortgang terugkomt, dus het schuift steeds door.
- Uitbesteed en losgelaten. Een externe adviseur heeft de RI&E opgesteld, maar de kennis is niet in het bedrijf achtergebleven.
Het plan van aanpak is je werkdocument
De inventarisatie laat zien waar de risico’s zitten, het plan van aanpak bepaalt wat je eraan doet. Dat laatste deel is dus het belangrijkste om levend te houden.
Een bruikbaar plan van aanpak bevat per actiepunt minimaal:
| Onderdeel | Voorbeeld |
|---|---|
| Risico | Vallen van hoogte bij werken op het dak |
| Maatregel | Aanschaf valbeveiliging en instructie aan monteurs |
| Prioriteit | Hoog |
| Verantwoordelijke | Uitvoerder, J. Jansen |
| Termijn | Voor 1 december |
| Status | In uitvoering |
Houd het plan van aanpak los van het rapport, bijvoorbeeld in een eenvoudig overzicht in Excel. Zo kun je het makkelijk bijwerken zonder het hele rapport te openen. Begin bij de risico’s met de hoogste prioriteit en wees realistisch in de termijnen: een haalbaar plan werkt beter dan een ambitieus plan dat stil komt te liggen.
Eigenaarschap: wie doet wat?
Een RI&E zonder eigenaar is een RI&E die stilvalt. Verdeel de rollen daarom expliciet:
- Directie of werkgever: eindverantwoordelijk, stelt budget en tijd beschikbaar en bespreekt de voortgang in het managementoverleg.
- Preventiemedewerker: bewaakt het plan van aanpak, signaleert nieuwe risico’s en is aanspreekpunt voor medewerkers.
- Leidinggevenden en uitvoerders: voeren de maatregelen op hun afdeling of project uit en zien toe op naleving.
- Medewerkers: melden onveilige situaties en denken mee over oplossingen. Zij kennen het werk het best.
Zet bij elk actiepunt een naam, geen functie of afdeling. “Pieter regelt het vóór maart” werkt beter dan “de organisatie pakt dit op”.
Wanneer actualiseer je de RI&E?
De wet noemt geen vaste termijn. De RI&E moet actueel zijn, en dat betekent: bijwerken zodra er iets verandert. Denk aan:
- nieuwe werkzaamheden, machines of stoffen;
- een verhuizing, verbouwing of nieuwe vestiging;
- groei of wijziging van het personeelsbestand, bijvoorbeeld de komst van stagiairs of uitzendkrachten;
- een ongeval of bijna-ongeval dat een nieuw of onderschat risico blootlegt;
- nieuwe wetgeving of inzichten, zoals gewijzigde grenswaarden.
Als vuistregel adviseren wij daarnaast om het plan van aanpak minimaal elk kwartaal en de volledige RI&E jaarlijks te beoordelen. Bij VCA-gecertificeerde bedrijven sluit dit mooi aan op de jaarlijkse directiebeoordeling.
Vijf stappen om je RI&E levend te houden
- Haal hem uit de kast. Lees de RI&E opnieuw door met de preventiemedewerker en kijk welke actiepunten zijn afgerond, welke nog open staan en welke niet meer kloppen.
- Maak het plan van aanpak concreet. Geef elk openstaand punt een naam, een datum en een prioriteit. Schrap wat niet meer relevant is.
- Plan vaste momenten. Zet de voortgang als vast agendapunt op het maandelijks of kwartaaloverleg. Tien minuten per keer is vaak genoeg.
- Betrek de werkvloer. Bespreek risico’s uit de RI&E in toolboxmeetings en vraag medewerkers wat er in de praktijk anders is dan op papier.
- Koppel incidenten aan de RI&E. Gebruik elk ongeval of bijna-ongeval als aanleiding om te checken of het risico in de RI&E staat en of de maatregelen voldoende zijn.
Tot slot
Een RI&E is geen eindproduct maar een startpunt. Het rapport laat zien waar de risico’s zitten, het echte werk begint bij het plan van aanpak. Bedrijven die hun RI&E actief gebruiken, hebben minder incidenten, staan sterker bij een inspectie of audit en hebben medewerkers die veiligheid serieus nemen.
Weet je niet waar je moet beginnen, of is je RI&E toe aan een update? Synanta Advies helpt je graag met het actualiseren van je RI&E en het opzetten van een werkbaar plan van aanpak. Neem vrijblijvend contact met ons op.
